Правила хранения личных дел сотрудников в организации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам. Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно. Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения.

Активировать демодоступ. Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры. Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации.

Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников ЛД должна регламентировать следующие вопросы:. Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:. Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника. Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии.

Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД.

Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте. Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности.

Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов? В личном деле сотрудника могут лежать только документы копии , касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней. Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих.

Для госсектора разработаны отдельные требования Указ Президента РФ от За нарушения предусмотрена административная ответственность — штраф п. Резюме Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:. Моё мнение, если работник принесёт с прошлой работы все свои пакеты документов, то пусть они не важные, всё равно положу их в его личное дело. Потом искать легче, если понадобятся.

Признаюсь, пыталась свалить это занятие на канцелярию. Но, как выяснилось, ничего уже через пару дней найти нельзя у них. Пропадают документы бесследно. Это потому что они им не нужны. В данном случае многое зависит от личности человека. Проверял я как-то одну организацию, так у них в личном деле у всех сотрудников за десять лет стажа в одной должности всего по два листочка лежат.

А начальник отдела кадров даже и не понял, почему мы ему факт этот в акте отразили. Кто если и возражает, но только не я. Потому что выступала всегда, и буду выступать за бюрократизм. Подумаешь если у чиновника, а в первую очередь у человека, лежит душа к своему делу, нравится ему.

А самое главное не в ущерб работе, то почему нет. Пусть он корпит над документами и получает от этого моральное удовлетворение, от того что бумажку положил в личное дело.

А смотреть, как он работает, вообще загляденье. Напомнили своим рассказом. У нас старый престарый кадровик подозреваю, у него маразм был мало того, что строчил жалобы куда придётся, так ещё старательно ответы от них собирал и подшивал.

Не представляете, сколько раз шеф пытался его уволить, однако, придраться было не за что. В делах у него всё идеально, всё по полочкам и по папочкам. Помню, лет пятнадцать назад, работал у нас Станислав Петрович начальником кадров. Старой закалки человек. Он когда-то в органах НКВД службу нёс. А когда ушёл от нас, то два дня макулатуру из его кабинета выносили. Он не только каждую бумажку берёг как зеницу ока, но и ещё реестр на них вёл. Вот это я понимаю, истинный делопроизводитель.

Друзья-товарищи, поймите, что в том плохого, если допустим в отделе кадров на работника храниться толстое личное дело. Это не только плюс, но и помощь для ответственных работников. Ну и для работодателя тоже свои плюсы имеются. Понадобилось ему вынести наказание провинившегося работника, посмотрит он в личное дело, и обнаружит например сотни жалоб или тому подобное. Не, я не вижу в этом ничего плохого. К примеру, напишет сотрудник ваш заявление на предоставление места ребёнку в подшефном детском садике — сразу же первый экземпляр заявления суйте в личное дело.

Отпросился, допустим, по семейным обстоятельствам работник, тоже заявление подшить нужно в его дело. Я только за такой документооборот.

Вот читаю ваши измышления и всё больше прихожу к мнению, что какой-то бред тут несёте, по другому ни как не скажешь. Я сама заходила в канцелярию или отдел кадров много и лично видела у них тонкие пачки личных дел. Вы предлагаете плодить макулатуру, я так понимаю.

Только какой смысл то в этом? Инспекторам во время проверки вообще наплевать на ваше усердие. Их принцип работы - есть бумажка или нет. Давайте в личное дело запихнём, как сотрудник прекрасно шашлык жарит, когда по профсоюзной путёвке совместно с коллективом на природу выезжает в честь какого-нибудь дня шахтёра или металлурга-высотника не знаю конкретный профиль вашего предприятия.

И не забудьте указать, что весельчак он и рубаха парень. В общем душа компании во время праздников и свой в доску во время посиделок в обеденный перерыв. Как написано в начале статьи, что личное дело — это вся информация касающаяся деятельности работника на данном предприятии или организации. К примеру, выступал он с лекцией на собрании перед коллективом, будьте добры, в протокол занесите и личное дело положите.

Допустим, принимал участие в субботники по облагораживанию заводской территории, приколите справку, сколько мешков с мусором он собрал или деревьев посадил. Что вы, нет и нет, лучше с инспекторами не спорить, а абсолютно во всём соглашаться, кивая головой.

Не нравится им размер личного дела, отвечайте, исправимся, всё сделаем как нужно, пара секунд и всё в порядке. И покайтесь, виноваты, потеряли бдительность, недосмотрели, больше никогда этого не повторится, заверяем вас, лишние бумаги сейчас же уберём, а недостающие, если обнаружились, немедленно добавим.

Что вы такое говорите, как нет закона, за который смогут ответственного наказать? Был бы живой человек, как говорится в известной присказке товарища Сталина. А инспектор по труду перефразирует, был бы сотрудник отдела кадров или канцелярии, а штрафное дело или статья найдётся. К примеру, его могут привлечь к административному штрафу за ту же халатность при выполнении своих трудовых функций.

Интересное предложение с которым нельзя не согласиться.

Срок хранения личных дел 2019

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Дорогие читатели!

Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации?

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от Документы на персонал, уволенный после 1 января года, остаются в архиве на 50 лет. Указ Президента РФ от

Правила хранения личных дел сотрудников в организации

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица. Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия. Также не указывается точный перечень документов, которые следует собрать чтобы иметь полную информацию: это также устанавливает работодатель самостоятельно.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека. Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Дорогие читатели!

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе.

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

Хранение личных дел

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Никита

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, при закрытии Частного Предпринимателя налоговая должна дать какой то документ что я закрылся и у меня нету никаких долгов? Потому, что мне ничего не дали. Говорят: не волнуйся главное что ты заплатил и когда в конце года мы проверим и там не будет долгов, значит всё хорошо . Проблема в том что я им не очень доверяю. Когда оформлялся они много чего не сказали, а когда начал закрываться, то начало выплывать много нюансов. При Вашей возможности, буду ждать видео о том как закрыть ЧП в налоговой правильно.)

  2. lyndrastneck

    Вы бы лучше облагали налогами переводы валюты за рубеж! Вот где поле не паханное ! Вот где денешки уплывают и оседают на частных считах!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных